Año con año, los organismos gubernamentales publican planes de adquisiciones en los que se encuentran el desglose de licitaciones y posibles compras y proyectos. Para ayudar a los prestadores de servicios lograr ganar este tipo de concursos, existen diversos aspectos por considerar
Redacción
Cada dependencia, entidad y unidad administrativa que participa en el sistema de compras está obligada a elaborar un Programa Anual de Adquisiciones (PAA) detallado que, basado en los proyectos que se desarrollarán durante el año, incluya los productos y servicios que planea comprar o contratar durante ese periodo.
En términos generales, la creación y publicación de un programa anual favorece la transparencia, fomenta la eficiencia del sistema de compras públicas y promociona las licitaciones públicas.
Según el análisis de las buenas prácticas internacionales en compras gubernamentales y la revisión de las leyes de países como Chile, Nueva Zelanda, Australia y México, las siguientes prácticas son necesarias para asegurar que el sistema de compras se beneficie al máximo de la utilización de un programa de este tipo y son los principios básicos bajo los que se rigen algunos organismos del gobierno.
Manual para la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones
El manual explica de qué manera se deben llenar los formatos, qué información debe ir en cada sección, en dónde se encuentra la información necesaria y ofrece ejemplos de planes anuales anteriores.
En México, CompraNet cuenta con el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, que contiene los pasos a seguir para los procedimientos de adquisición a nivel Federal, dentro de los cuales se incluye la integración del PPA.
1) Formulario
Idealmente, los sitios web relacionados con las compras gubernamentales cuentan con un formulario para que las dependencias, entidades y unidades administrativas, en los que sólo es necesario introducir la información en los campos.
Permite estandarizar los formatos utilizados por todas las dependencias gubernamentales que realizan compras públicas y facilitan la creación de un programa anual en cada ente gubernamental
2) Postura ante las compras
Se refiere a un resumen de los propósitos, las metas y los objetivos generales de las dependencias de gobierno en el tema de compras públicas. Sirve para contextualizar y complementar las licitaciones que se presentan en el programa anual, ya que les brinda a los proveedores una perspectiva general de la dependencia, entidad o unidad administrativa y su enfoque de las compras públicas.
Asimismo, ayuda a que las unidades de compra tengan claridad acerca de cuáles son sus posturas y objetivos anuales. De manera general, la postura institucional debe incluir aquellas licitaciones estratégicas, al igual que los proyectos relevantes para el proceso de compra.
Incluso en el caso de que una dependencia, entidad o unidad administrativa sea lo suficientemente grande para llevar a cabo un número significativo de licitaciones en diferentes áreas, éstas normalmente plantean la posibilidad de que cada área presente una postura estratégica.
3) Descargo de responsabilidad
Al final del programa anual debe existir un descargo de responsabilidad, herramienta que tiene como objetivo alertar respecto de que todos los proyectos de licitación plasmados estén sujetos a modificación y puedan ser adelantados, postergados o cancelados.
El texto debe asegurar que la información del programa anual sea útil únicamente para fines de planeación y no representa un compromiso por parte del Gobierno a realizar esas licitaciones, por lo que al ser un prestador de servicios es imprescindible atender este punto.
4) Revisar cuidadosamente la publicación del PAA
Normalmente, a nivel estatal, el PAA de cada dependencia se publica en el Sistema Electrónico de Compras Públicas de la entidad federativa o en CompraNet, según sea el caso, así como en los sitios de los gobiernos estatales en los espacios dispuestos para los procedimientos de adquisición.
Los plazos de publicación se rigen según la normatividad estatal de la entidad federativa en cuestión, comúnmente es a más tardar el 31 de enero de cada año. Cabe destacar que incluso aquellas dependencias, entidades o unidades administrativas que no cuenten con proyectos de compra deben indicar que al momento de la publicación del documento no tienen licitaciones previstas para el siguiente periodo anual, por lo que el prestador de servicios tendrá que revisar con cuidado y ofertar un proyecto de acuerdo con las necesidades del convocante.
5) Ubicar las licitaciones
Usualmente, se busca que todas las licitaciones que la dependencia, entidad o unidad administrativa tiene proyectadas durante el año se publiquen en el programa anual. Sin embargo, en algunos países, debido al gran número de compras que se realizan, se ha decidido fijar como obligatoria la publicación de aquellas licitaciones que excedan un monto específico o, en su caso, las de mayor costo.
Una estrategia que puede ayudar en este sentido consiste en enfocarse en aquellos contratos que involucran más dinero para evitar que el proceso se vuelva tedioso y burocrático.
6) Verificar las funciones de las dependencias y sus organismos
Los PAA, por lo general, cuentan con una sección en la que se agrega información general de la dependencia con el fin de ayudar tanto a los ciudadanos, como a los proveedores acerca de los lugares a los que pueden acudir en caso de dudas o para conocer las compras realizadas.
7) Consideraciones generales
Para que el trámite sea más efectivo, se deberá tomar como base la calendarización prevista en el anteproyecto de presupuesto de la dependencia o entidad, según la normatividad de la entidad federativa de la que se trate.
Invariablemente, habrá que considerar lo previsto en los capítulos de compras del sector público de los Tratados (Artículo 1001 del TLCAN y sus correlativos en los demás tratados).
Si durante el proceso de análisis del presupuesto autorizado y / o revisión del PAA, la autoridad responsable de coordinar las adquisiciones (que pueden ser los titulares de la Secretaría de Finanzas, la Oficialía Mayor o los Comités de Adquisiciones) emite recomendaciones u observaciones se deben realizar las modificaciones necesarias, en apego a la normatividad estatal vigente.
El PAA es el marco de referencia para determinar la contratación de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, por lo que éste se actualiza de manera conjunta con las áreas requirentes y con el área de Programación y Presupuesto o de Finanzas, considerando los plazos establecidos en la normatividad estatal que corresponda.
Las adecuaciones que ocurran en él se apegarán estrictamente a su presupuesto autorizado o a las modificaciones que se realicen durante el ejercicio en curso, en el entendido de que los pagos respectivos deben programarse conforme a los calendarios financieros y de metas autorizados por capítulo, concepto y partida, para el caso de las dependencias; tratándose de las entidades por renglón del gasto y posición financiera.
Mercados más competitivos
Uno de los mecanismos más comunes para determinar qué empresa es la ideal para que proporcione servicios es la investigación de mercado, la cual los organismos deben realizar previo al inicio de los procedimientos de contratación según los lineamientos señalados para ésta en las diferentes leyes estatales o federales de adquisiciones. Algunos de los contenidos con los que debe contar dicha investigación para cumplir el objetivo son:
- La existencia de los bienes, arrendamientos o servicios y la identificación de los proveedores a nivel nacional o internacional
- La identificación de bienes y servicios sustituibles
- La identificación de procesos alternativos (como renta en lugar de compra)
- El precio prevaleciente de los bienes y servicios requeridos al momento de llevar a cabo la investigación de mercado
- Una estimación de qué tan competitivo es el mercado
Respecto del último punto, es relevante saber si un mercado es más cercano a un monopolio o a la competencia perfecta para definir qué estrategia seguir; como saber si es más adecuado negociar o promover una licitación pública o qué duración debería tener el contrato.
En un mercado poco competido, donde los proveedores tienen poder de mercado, puede ser más conveniente que los funcionarios busquen obtener contratos negociados de largo plazo que reduzcan la posibilidad de obtener precios más elevados en el corto plazo.
En contraste, en un mercado con alta competencia los precios tienden a ser más estables porque ningún proveedor tiene la capacidad de cambiar el precio por sí solo. En este escenario, la mejor opción es realizar un procedimiento abierto como la licitación pública.
La característica principal que deben cumplir las investigaciones de mercado es que la fuente que utilicen sea verificable; de esta manera, se garantiza que los precios y condiciones encontrados en la investigación estén realmente disponibles en el mercado y puedan ser obtenidos por la dependencia, entidad o unidad administrativa. Además, deben ser confiables, bien planeadas y comparativas.
Con información del Instituto Mexicano para la Competitividad, IMCO A.C.
