La salud, el bienestar y la productividad en las empresas

Difícilmente hay algo más importante que la salud y el bienestar personal. Asimismo, para la mayoría de los empresarios, un equipo de trabajo saludable y feliz es vital para un negocio productivo y exitoso a largo plazo. Sobre el vínculo entre la salud, el bienestar y la productividad empresarial el WGBC realizó un extenso reporte, que incluye detalles sobre los principales hallazgos. En este artículo se reproducen algunos de estos hallazgos, como aporte a la productividad empresarial

Redacción

La inversión en personal, incluyendo salarios y beneficios, normalmente se traduce en el 90 por ciento de los costos operacionales de una empresa. Esto significa que la productividad del recurso humano o de cualquier factor que influya en su capacidad de trabajo debe considerarse un tema de primera importancia para cualquier organización.

De hecho, debería ser más que evidente que las pequeñas diferencias pueden representar un gran impacto. Lo que puede parecer una mejora modesta a la salud y al bienestar de los empleados puede tener consecuencias financieras significativas para los empleadores. Esta ecuación es el eje central en el caso de negocio para oficinas productivas y saludables.

Los costos de los planes de salud varían según el país y el sector y, aunque rara vez pueden compararse, su impacto es claro:

• La tasa anual de ausentismo en EUA es de 3 % por empleado en el sector privado y de 4 % en el sector público. Esto implica un costo a los empleadores de entre 2 mil 74 y 2 mil 502 dólares al año por empleado, respectivamente, de acuerdo con cifras a 2010 del Departamento de Trabajo de EUA
• Los problemas de salud mental, por su parte, le cuestan a los empleadores en el Reino Unido 30 mil millones de libras al año por producción perdida, búsqueda de remplazos y ausencias, según consta en La Promoción de la Salud Mental Positiva en el Trabajo, estudio de ACAS       publicado en 2014
• En Australia, el costo acumulado para las empresas en cuanto a salud y ausentismo es de 7 mil millones de dólares australianos al año, mientras que el costo del “presentismo” (no trabajar con total capacidad debido a condiciones médicas), se estima que alcanza 26 mil millones de dólares australianos, de acuerdo con el informe La salud de la Fuerza Laboral de Australia, realizado por Medibank en 2005 y cuya última actualización es de agosto de 2014

Relación entre el edificio de oficinas y los usuarios
Hay evidencia contundente que demuestra que el diseño de una oficina impacta en la salud, el bienestar y la productividad de sus ocupantes. Para muchos, esto resulta tan obvio, que es prácticamente innecesario decirlo. Pero debe mencionarse, alta y claramente, porque esta evidencia aún no ha tenido influencia significativa –y de forma masiva– en el sector inmobiliario y no ha influido en las decisiones de diseño, finanzas, compra y venta y, ciertamente, no en todas partes del planeta.

Asimismo, el conocimiento sobre los efectos que tiene el diseño de oficinas en la salud, el bienestar y la productividad es más profundo cada vez, al tiempo que cada vez hay más consciencia en un número reducido de constructores, dueños e inquilinos de mentalidad visionaria. Por ejemplo, gradualmente se hace más claro que hay una diferencia entre los espacios de oficina que simplemente no son dañinos –es decir, donde hay una ausencia de “lo malo”– y los ambientes que fomentan positivamente la salud, el bienestar y estimulan la productividad.

Si bien existe evidencia para sustentar esta afirmación, hay que tener cuidado al aplicarla en distintos contextos geográficos. A lo largo del estudio del WGBC se vuelve clara la importancia de las diferencias climáticas y culturales para el diseño y el ambiente laboral.

Influencia de los factores ambientales en la salud, la productividad y el bienestar

• Calidad del aire interior. Los beneficios para la salud y la productividad como resultado de una buena calidad del aire interior (IAQ, por sus siglas en inglés) están bien establecidos. Esto puede evidenciarse por bajas concentraciones de CO₂ y de agentes contaminantes y por altas tasas de ventilación. Sería poco conveniente sugerir que los resultados de estudios individuales, aún en análisis a gran escala, son reproducibles de manera automática para cualquier organización; sin embargo, tras esta advertencia, es posible sugerir que pueden obtenerse mejoras en la productividad de entre 8 y 11 por ciento si se mejora la calidad de aire en el interior de un recinto.
• Confort térmico. Esta variable se encuentra estrechamente vinculada con la calidad del aire interior; de hecho, separar los beneficios de cada uno de estos aspectos es una tarea difícil. Sin embargo, la relación se ha hecho evidente, gracias a estudios que han demostrado que el confort térmico tiene un impacto significativo en la satisfacción que produce el lugar de trabajo. A pesar de esta evidencia, sugerir una regla general sobre el aumento en la productividad no es un ejercicio confiable, debido a la importancia de las circunstancias particulares y a la imposibilidad de comparar distintos estudios. No obstante, los estudios demuestran de manera sistemática que incluso niveles modestos de control individual sobre el confort térmico pueden representar mejoras de un dígito en productividad. La importancia del control individual sobre el confort térmico aplica también a otros factores, incluyendo la iluminación.
• Luz natural e iluminación. Una buena iluminación es crucial para la satisfacción de los ocupantes. Esto se sabe gracias a que el conocimiento sobre los beneficios de la luz para la salud y el bienestar crece continuamente. Puede ser difícil separar los beneficios de la iluminación natural –evidentes según la cercanía a una ventana– de los beneficios de contar con vista hacia el exterior. Diversos estudios en la última década han estimado la ganancia en productividad en relación con la cercanía a una ventana; en la actualidad, los expertos piensan que la vista hacia el exterior puede ser el factor más importante, particularmente en lugares donde esta vista ofrece una conexión con la naturaleza.
• Biofilia. La evidencia que se tiene en cuanto a la biofilia, la cual se ha convertido en objeto de estudio de un número creciente de investigaciones, se relaciona con el lazo instintivo de las personas con la naturaleza. Una comprensión progresiva del diseño biofílico y del impacto positivo que el espacio verde y la naturaleza tienen sobre la salud mental compromete también a los involucrados en el diseño de oficinas, así como a los desarrolladores y planificadores urbanos.
• Ruido. Ser productivo en la oficina moderna, como espacio concebido para el conocimiento, es prácticamente imposible cuando el ruido se convierte en una distracción indeseable. Éste puede ser una causa importante de insatisfacción en el lugar de trabajo.
• Distribución interior. La distracción por ruido está estrechamente relacionada (aunque no únicamente) con la distribución interior del mobiliario. Existe todo un rango de temas sobre diseño de interiores que pueden tener efecto en el bienestar y la productividad de las personas, incluyendo la densidad del lugar y la configuración de los espacios de trabajo, de descanso y de aquellos pensados para la interacción social. Estos factores no sólo afectan los niveles de ruido, sino también la concentración, la colaboración, la confidencialidad y la creatividad. Muchas compañías saben esto instintivamente y se comprometen con ejercicios regulares para optimizar la distribución interior. A pesar de estos avances, los beneficios son todavía difíciles de medir y se requiere mayor profundización.
• Aspecto visual. Algunos consideran superficiales las investigaciones alrededor del aspecto visual de la oficina, pero lo cierto es que deberían tomarse con mayor seriedad, debido a que tienen un impacto potencial en el bienestar y en la percepción, tanto para quien ocupa el espacio como para los visitantes. El aspecto visual (y la distribución interior), por ser altamente subjetivos, son factores que muy probablemente serán experimentados de manera diferente por las personas según su edad, género y cultura.
• Diseño activo y ejercicio. Una ruta garantizada hacia una buena salud es el ejercicio. Éste puede ser motivado por la presencia de un diseño activo en el interior de la edificación y por el acceso a servicios como gimnasios, estacionamientos para bicicletas y espacios verdes, algunos de los cuales pueden estar incluidos en el interior de la edificación, en otros predios de la empresa o en locales vecinos. La disponibilidad de estudios que vinculan el ejercicio con la productividad de una oficina es escasa; no obstante, los que existen sugieren que quienes van en bicicleta a su oficina presentan menos días de incapacidad por enfermedad.
• Servicios y ubicación. La disponibilidad local de servicios es cada vez más reconocida como un factor importante para el bienestar de los ocupantes. En particular, el cuidado de los hijos puede ser la diferencia entre trabajar o no trabajar en un determinado día. Los pocos estudios que han tratado de medir esta temática han mostrado que el impacto financiero para los empleadores de contar con estos servicios ha sido significativo.

Saludables y productivas. ¿Sostenibles?
La evidencia resumida hasta ahora abarca un amplio rango de factores asociados con el ambiente físico de una oficina. Los hallazgos sugieren una fuerte relación causal entre el diseño y la salud, el bienestar y la productividad de los ocupantes, sin que hasta ahora se haya mencionado la construcción sostenible.

Existen estudios sólidos que sugieren que las características de sostenibilidad en el diseño de un edificio derivan en que sus ocupantes sean más saludables y productivos. A menudo, lo “sostenible” resulta una característica que posibilita una operación baja en emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) o eficiente en el uso de la energía, como puede ser mediante el uso de iluminación o ventilación natural. De hecho, en muchos casos se consigue generar este círculo virtuoso de buen diseño que funciona tanto para la gente como para el planeta.

Sin embargo, puede resultar simplista –y potencialmente dañino– sugerir que las edificaciones en las que se reducen las emisiones de GEI y que son eficientes en el manejo de sus recursos son automáticamente más saludables y más productivas para sus ocupantes. Se debe ser honesto al respecto; si bien hay muchas situaciones ganar-ganar para la gente y el planeta, aún existen algunas tensiones.

• Usuarios en control. Confiar en los usuarios y colocarlos en el centro del diseño, lo que incluye que tengan control individual sobre las condiciones que determinan el ambiente interior del espacio, puede brindar recompensas en términos de satisfacción, productividad y consumo de energía. También existe evidencia de que los ocupantes son más tolerantes y estarán dispuestos a trabajar en un mayor rango de temperaturas en un “edificio sostenible” que en un edificio tradicional.
• Maximizar la luz del día. Este atributo no se logra sin desafíos (ganancia de calor, brillo, etcétera); pero la luz día tiene el potencial de brindar los niveles de iluminación requeridos para propiciar ambientes productivos y estimulantes, al tiempo que reduce la dependencia de la luz artificial. Esto no puede hacerse en oficinas con áreas de piso muy grandes y profundas, lo cual es un reto para las prácticas tradicionales en muchos mercados; no obstante, el uso de la energía eléctrica para iluminar espacios es inevitable y las últimas innovaciones en el diseño de iluminación con bajas emisiones de carbón son cruciales.
• Diseño pasivo, sólo hasta cierto punto. Hay un claro ganar-ganar para el ocupante y para la eficiencia en el consumo de energía en aquellos lugares donde los beneficios del aire fresco y del confort térmico pueden obtenerse con ventilación natural y un diseño pasivo (o por sistemas mixtos). En muchas regiones del mundo, el potencial de que las edificaciones incorporen técnicas pasivas es mucho mayor de lo que hasta ahora se ha logrado. Es preciso reconocer, empero, que en algunos climas las altas temperaturas exteriores (tanto en el día como en la noche) y la humedad hacen inevitable la instalación de algún tipo de sistema de acondicionamiento de aire.

Con base en esta información, es posible obtener ciertas conclusiones, sobre todo en materia de iluminación, calidad del aire y confort térmico:

1. La innovación permanente en productos y sistemas es crucial para aumentar la eficiencia energética y para mejorar la experiencia de los ocupantes. Al parecer, en la actualidad esto sucede a un ritmo satisfactorio, pero la demanda por parte de los usuarios podría acelerar el proceso.
2. El sector inmobiliario debe tener mayor participación en el proceso de reducción de emisiones de la red energética y en encontrar soluciones bajas en emisiones a escala de barrios y distritos. Esto incluye la adopción de energías renovables adecuadas dentro del predio o muy cerca de él, las cuales cada vez son más eficientes y rentables. Estas soluciones, no obstante, aún son vistas por algunos sectores de la industria como algo indeseable e incluso como una distracción.

Los elementos que fomentan la adopción de prácticas de construcción sostenible, y que a la vez se traducen en usuarios saludables y productivos, son bastante simples:

• Buen diseño: soluciones pasivas, espacios sombreados y ventilación natural donde sea posible
• Buena construcción: nuevas tecnologías, innovación, controles inteligentes
• Buen comportamiento de las personas: ropa adecuada, adaptabilidad y compromiso con los sistemas
• Buena localización: facilidades para la movilidad sostenible (baja en emisiones) y fácil acceso a servicios

Sin lugar a dudas, la construcción sostenible es hoy un movimiento verdaderamente global que ayuda a impulsar el cambio en los mercados alrededor del mundo. Esto se debe, en parte, al uso de herramientas de certificación en sostenibilidad para edificaciones. Con este fenómeno, se incrementa la demanda de productos y servicios de construcción bajos en emisiones y que promuevan un uso eficiente de los recursos; no obstante, se podría argumentar que los profesionales de la construcción sostenible y sus defensores no han estado tan atentos como deberían a las necesidades de los usuarios de las edificaciones.

Muestra de ello es el desarrollo de la mayoría de las herramientas de certificación para edificaciones, las cuales iniciaron con impactos ambientales (energía, agua, residuos, etcétera) y sólo hasta hace poco han incorporado medidas socioeconómicas, aunque quizás no con la suficiente rapidez.

Esta compleja relación entre salud, bienestar, productividad y construcción sostenible evidencia la necesidad de reinterpretar –algunos podrían decir rescatar– el término “sostenible” de una mera asociación con el movimiento ambientalista. Incluso, es posible que se necesite ir más allá de lo “ambientalmente amigable” y se empiece a hablar más de construcción sostenible.

En cualquier caso, el objetivo debe ser que los edificios maximicen los beneficios para la gente, pero que también dejen el planeta en mejores condiciones. Bajas emisiones de GEI, eficiencia en el uso de recursos, salud y productividad; en realidad, de lo que se habla es de edificios de mejor calidad.

Características de un espacio de trabajo saludable

A. Luz ambiente. La luz artificial blanca o azulada evita la fatiga. La luz natural es buena, pero debe haber cristales tintados, cortinas o filtros que regulen su intensidad y eviten grandes cambios a lo largo del día o en diferentes estaciones.

B. Colores. Se recomiendan las paredes azul claro, pues este tono facilita la concentración.

C. Agua. Se debe disponer de un suministro de agua adecuado y accesible.

D. Piso. La higiene es clave, sobre todo si se cuenta con alfombra, ya que puede acumular polvo y ácaros.

E. Espacio. Es recomendable disponer de 1 metro y medio libre alrededor del trabajador para facilitar su movilidad.

F. Reflejos. Las pantallas deben colocarse perpendiculares a las ventanas para evitar problemas de visión.

G. Pantalla. La cabeza del trabajador debe quedar a 55 centímetros de la pantalla en línea recta y a la altura de los ojos o de 10 a 20 grados por debajo.

H. Cestas de fruta. Son más adecuadas que contar con máquinas expendedora de comida chatarra y golosinas.

I. Espacio en la mesa. Cada trabajador debe disponer de suficiente espacio en su mesa de trabajo.

J. Postura. Con la espalda recta formando un ángulo de 90 grados con las piernas. Las sillas deben contar con reposa brazos y un respaldo con cierta flexibilidad.

K. Ambiente. Se debe mantener una temperatura agradable y una humedad controlada, además de un nivel bajo de ruido.

Medición de impacto: un marco para evaluar la salud, el bienestar y la productividad
Existe una diferencia importante entre mostrar cómo se relacionan las cosas y en evidenciar su relevancia. La pregunta que realmente importa a la mayoría de los ejecutivos es la siguiente: ¿cómo afecta mi edificación a mi gente?

Se proponen algunas consideraciones para que los propietarios y los usuarios de oficinas se comprometan directamente con este plan de trabajo. La metodología incluye el uso de un sistema sencillo de indicadores organizacionales o financieros, percepciones del equipo de trabajo y los atributos físicos de la oficina en sí. Como lo sugiere el Diagrama 1, la relación entre estos tres elementos es de interés significativo.

Un objetivo clave en el desarrollo de este sistema es la puesta en marcha de un proceso que permita la recolección de más datos de un mayor número de empresas, con métodos comunes para todos.

Financiero (u organizacional)

• Ausentismo: número de días (u horas) de ausencia por enfermedad al año
• Rotación de personal / permanencia: porcentaje de empleados regulares y de tiempo completo que dejan el empleo (voluntaria o involuntariamente) en un año determinado
• Desglose de ingresos: ingresos por equipo / división / departamento, por edificio / zona del edificio, o por empleado
• Costos médicos: gastos anuales asociados con la proveeduría de seguro o asistencia médica para los empleados
• Quejas médicas: incidentes de quejas médicas reportadas / documentadas como resultado del ambiente físico de trabajo o por la actividad laboral
• Quejas físicas: número y tipo de quejas por molestias físicas asociadas con el ambiente de trabajo (por ejemplo: temperatura, brillo, ruido)

Perceptivo
Los indicadores a nivel financiero u organizacional mencionados tienen que ver con mediciones objetivas, pero pueden ignorar actitudes no expresadas sobre el lugar de trabajo. Estas últimas pueden ser más difíciles de medir y pueden tener un impacto significativo sobre el rendimiento humano.

Un estudio eficaz de percepción pone a prueba una serie de actitudes autorreportadas por la persona con el objetivo de ganar conocimiento sobre la salud, el bienestar y la productividad en su lugar de trabajo. Las respuestas dadas por los trabajadores pueden contener una gran cantidad de información para mejorar el desempeño de la oficina.

Físico
Para comprobar la premisa de que el diseño físico y el funcionamiento de su oficina afectan la salud, el bienestar y la productividad de los trabajadores en su lugar de trabajo, es necesario reunir información sobre el propio entorno físico de la oficina.

Algo de esto puede lograrse tomando medidas muy directas: iluminancia, contaminantes o temperatura, por ejemplo. Otros factores requerirán de mayor evaluación (visuales hacia el exterior o calidad de los servicios cercanos). Sin duda, la cantidad de mediciones que el dueño de la edificación puede hacer o que requieren apoyo externo de expertos varía y seguirá cambiando en la medida en que aparezcan nuevas herramientas en el mercado.

Una de las novedades más interesantes en esta área es la tecnología portátil disponible. Esta tecnología tiene el poder de medir las condiciones físicas y los impactos humanos en tiempo real; justo en este momento, dicha tecnología está emergiendo masivamente. Todo parece indicar que estos dispositivos expandirán sustancialmente el conocimiento.

Aplicaciones prácticas y el caso de negocio
Se considera que ya existe una buena cantidad de información relevante, pero las organizaciones necesitan implementar métodos más sistemáticos de recolección de datos para lograr una mayor utilidad de las herramientas disponibles. En particular, los datos no tienden a ser recolectados en términos de lugar –es decir, sin basarse en la distribución espacial por oficinas.

De hecho, muchas organizaciones poseen un tesoro de información que han compilado y que, con un poco de depuración, podría permitir importantes estrategias de mejora inmediata para sus dos áreas de gasto más grandes: personas y espacios, y la relación entre ambas.

Esto es menos difícil de lo que parece. Se requiere una forma diferente de pensar y de trabajar, más que de una gran cantidad de recolección adicional, y probablemente costosa, de datos. Los administradores de edificios (facility managers), por ejemplo, es altamente probable que tengan una gran cantidad de datos sobre el edificio en sí, sus características físicas e incluso algunos indicadores de resultados, como quejas físicas. Asimismo, en muchos casos los departamentos de recursos humanos cuentan con datos sobre las actitudes de los trabajadores, además de información sobre su rendimiento: ausentismo, costos médicos, permanencia, etcétera. Por supuesto, los gerentes financieros estarán muy pendientes de los indicadores relacionados con los gastos y las utilidades.

El ideal para la confluencia de esta agenda es concentrarse en desarrollar el área donde se intersectan los edificios (facility manager), la gente (recursos humanos) y las finanzas (gerente financiero); no obstante, hasta ahora, muy pocas empresas aprovechan este valioso espacio. Esto representa una enorme oportunidad perdida.

El potencial de que haya una aplicación práctica será significativo si se comprende mejor la relación entre la oficina, las personas y el desempeño organizacional. Esto incluye una auditoría a los nuevos espacios, revisión de la rentabilidad en los espacios existentes, evaluación de pertinencia de espacios remodelados y así sucesivamente. Una mejor comprensión del impacto de los edificios sobre la gente debería impulsar mejoras en el espacio de trabajo, lo cual puede ser una de las decisiones de negocios más importantes que una empresa puede tomar.

Al inicio se destacó la importancia de los gastos de personal para una empresa promedio. A través del proceso de investigación se hizo evidente que no había una “fórmula mágica” para probar el caso de negocio. Se ha demostrado claramente que el ambiente físico de la oficina (y por supuesto su ubicación) tiene impacto en la salud, el bienestar y la productividad del personal. También se ha demostrado que se dispone de herramientas para ayudar a que esto sea lo más relevante posible para cada organización.

Corresponde a cada organización y a sus asesores emplear y adaptar los hallazgos sobre la relación entre la oficina, las personas y el desempeño organizacional a sus propias circunstancias. Esto significa considerar sus propios costos operativos y el impacto que pequeñas mejoras tendrían en la productividad si se aplicaran a gran escala en toda la organización. Una vez más: ¿cuál es el valor financiero de una mejora en la productividad laboral, así sea de un sólo dígito, o de una pequeña reducción en las ausencias en la empresa, comparado con los ahorros en consumo de energía o en los costos de arrendamiento?

Es evidente que hay oportunidad para que las organizaciones comiencen a pensar de manera diferente y usen sus instalaciones físicas como una ganancia competitiva. Esto aplica tanto para inversionistas como para usuarios, sin importar si las empresas están tratando de lograr valoraciones más altas para edificios de alto rendimiento o si están en la búsqueda del espacio necesario para ayudar a propiciar el éxito en su empresa. El método que se sugiere podría ser utilizado, parcialmente o en su totalidad, por los actores de la industria que quieran entender mejor el tema y obtener lo mejor de sus edificios.

Cabe preguntarse: ¿qué papel tendría el director de Sostenibilidad? El profesional de la sostenibilidad con visión de futuro podría ser visto como aquel que tiene el papel de ayudar a que los tres grupos de actores ya mencionados piensen y trabajen juntos. Hay incluso argumentos para sugerir que la salud, el bienestar y la productividad deberían ser sinónimos de sostenibilidad. ¿Acaso veremos en los próximos años la aparición más recurrente del director de la Oficina de Bienestar?

Sin duda, los que sufrirán a largo plazo serán quienes no participen en este plan de trabajo. Las empresas que prosperen serán aquellas que tomen en serio la salud de sus empleados, el bienestar y la productividad.

La versión íntegra de la investigación realizada por el WGBC puede consultarse en el sitio web www.worldgbc.org o puedes escanear