La operación de los sistemas que mantienen en funcionamiento un edificio es un desafío medular que debe atenderse cuanto antes. Una manera de hacerlo son las llaves de identificación, las cuales favorecen la existencia de inmuebles más inteligentes y seguros
Edson Yano
Cada día miles de personas entran y salen de rascacielos e inmuebles de oficinas de gran altura, por lo que resulta indispensable brindarles protección. Para lograr este objetivo, uno de los mayores desafíos a los que se les debe hacer frente son las rondas de vigilancia, es decir, asegurarse de que todos los equipos de protección contra incendios cumplan con la reglamentación de inspección y mantenimiento, así como optimizar la planificación de los espacios y garantizar la utilización y buen funcionamiento de los sistemas de climatización. En ese sentido, las identidades confiables pueden emplearse para automatizar y mejorar cada uno de estos procesos.
Gestión de las rondas de seguridad
Este ámbito tiene que ver con tres elementos necesarios:
- Hacer seguimiento de las llaves
- Visitas de los guardias a todos los puntos de control de la manera más eficiente posible
- Auditoría de las horas facturables de los contratistas
Es posible emplear una alternativa de identificación que combine etiquetas confiables, a través de la tecnología de Comunicación de Campo Cercano (Near Field Communication o NFC) y un sistema de autenticación en la nube para automatizar toda clase de procesos, entre ellos, el mantenimiento de los equipos HVAC. Estas etiquetas confiables NFC se fijan a los aparatos de aire acondicionado y mediante un dispositivo móvil se puede identificar el modelo y el número de serie. Esta acción permitirá marcar los mantenimientos técnicos hechos en cada ítem.
Lo anterior simplifica las inspecciones y garantiza el cumplimiento normativo de los sistemas HVAC. Las personas encargadas de esta tarea pueden realizar operaciones de forma segura para proporcionar pruebas de “cumplimiento de la normatividad” y de “presencia”. Esto permite a los técnicos de campo registrar y responder fácilmente a cada inspección digital en un entorno seguro y confiable: la nube.
Para utilizar este tipo de sistemas, un técnico tiene que dar un toque con su teléfono inteligente u otro dispositivo NFC, sobre una etiqueta que ha sido incrustada o fijada al o los equipos HVAC. Cada contacto representa una evidencia digital sobre cada informe de inspección y permite acceder fácilmente en línea a las solicitudes de servicio técnico y a los registros de mantenimiento automatizados. Con ese mismo toque también se verifica la identidad del trabajador o técnico de campo; adicionalmente, se comprueba que las habilidades o credenciales de esa persona correspondan a las competencias necesarias para brindar servicio a un equipo específico, y que el mantenimiento que realiza el trabajador de campo es idóneo.
De este modo se integran en una misma solución, los servicios de gestión de llaves, las rondas de seguridad, los sistemas HVAC y los contratistas. Luego, es posible realizar con seguridad una prueba de presencia con autenticación de forma ágil. Esta acción, a su vez, brinda información más precisa y aprovechable en tiempo real. Además, se puede implementar esta estrategia utilizando la infraestructura informática existente de una organización junto con teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos móviles convencionales con tecnología NFC.
Para implementar una solución automatizada de gestión de llaves, las organizaciones tienen la opción de ocupar etiquetas NFC confiables, a fin de equipar las llaves con identificaciones únicas. La forma en que funciona el sistema es sencilla:
Prestar una llave física
- El usuario da un toque sobre una tableta u otro dispositivo móvil con la etiqueta NFC confiable e ingresa una identificación autorizada
- Se envía notificación sobre cuándo debe regresar la llave al usuario y éste da un toque sobre la tableta para devolverla
La gestión automatizada de llaves reduce de forma significativa el tiempo y los recursos que se emplean en gestionar y reemplazar las que se han perdido, o bien, las que fueron robadas. Las organizaciones pueden dar cuenta de la ubicación de cada llave en tiempo real y tienen acceso al historial de las actividades de préstamo y devolución, para que comprendan mejor cuáles son las llaves con mayor demanda.
Rondas de vigilancia y gestión de contratistas
Para gestionar los recorridos de vigilancia, se deben colocar varios formatos de etiquetas en cada punto de control de las rondas en todo el inmueble. Por ejemplo, es posible emplear etiquetas de servicio de alta resistencia para designar puntos de control en exteriores. A partir de ese momento, los guardias sólo tienen que dar un toque en cada punto de control que visitan.
El sistema identifica los puntos de control según el nombre y automáticamente carga la información de la fecha y la hora, además de que actualiza las bases de datos en tiempo real, proporcionando evidencia digital de que se realizó una ronda de seguridad en un lugar y en un momento determinado. De requerirse, es posible activar alertas en caso de que transcurra demasiado tiempo entre un punto de control y otro.
Si un guardia encuentra un incidente, puede usar el smartphone para generar un informe detallado, incluyendo evidencia fotográfica o en video y, de ser necesario, para transmitir la actividad a un superior, de acuerdo con el protocolo. Saber dar un simple toque es la única capacitación necesaria para garantizar la implementación efectiva del sistema.
Así, la gestión automatizada de las rondas de vigilancia permite a los guardias entregar informes más puntuales y detallados, a la vez que reduce el tiempo que toma cada ronda. Los responsables de la planta física de las compañías que actualmente están usando estos sistemas también destacan una mejora en la gestión de sus socios contratistas.
El uso de una tecnología similar de «prueba de presencia» para los contratistas ha dado como resultado un control más preciso de la asistencia y el tiempo de trabajo. Igualmente, garantiza que los encargados de las instalaciones estén pagando únicamente por los servicios prestados. Por su parte, los contratistas tienen la garantía de que obtendrán una compensación justa por el trabajo que han realizado. En los informes se expone en detalle toda la información necesaria sobre las visitas a un determinado sitio y las actividades, lo cual permite obtener información de gestión junto con la confirmación de las facturas de los contratistas.
Sistemas contra incendios
Mejoras similares se obtienen al combinar etiquetas confiables y plataformas de autenticación con el software de gestión computarizada de mantenimiento (CMMS, por sus siglas en inglés) para simplificar las inspecciones y el cumplimiento normativo de los sistemas de protección contra incendios. Mediante la puesta en marcha de estas soluciones, las personas encargadas del mantenimiento y cumplimiento normativo de los equipos pueden garantizar que objetos físicos como las válvulas de agua y diversos aparatos rociadores lleven a cabo sus operaciones de forma segura, a fin de proporcionar las pruebas de “cumplimiento de la normatividad” y de “presencia”.
Este tipo de sistema tiene numerosos beneficios. En primer lugar, automatiza el proceso de mantenimiento e inspección, reduce el tiempo de vigilancia de campo e informa con precisión el cumplimiento de la normatividad, lo cual se traduce en un ahorro cuantificable de costos, gracias a la reducción de la mano de obra.
Además, las órdenes de trabajo se realizan más rápido y hay una reducción general en el número de visitas al lugar de la instalación. Ambos beneficios ayudan a aumentar el ahorro económico. Las etiquetas pueden funcionar en diferentes entornos sin que se comprometa su legibilidad y se adhieren a varios tipos de superficies, formas y tamaños, entre otras, objetos redondos y metálicos como válvulas de alarmas y control.
Experiencias conectadas en el lugar de trabajo
La demanda de plataformas de autenticación en la nube que agreguen confianza a las aplicaciones de “prueba de presencia” para mejorar la seguridad y la comodidad del edificio va en aumento. Los encargados de la infraestructura pueden rastrear con precisión los puntos de inspección de seguridad y enviar de inmediato guardias para hacer frente y reportar actividades fraudulentas en todo el edificio. Los guardias de seguridad pueden patrullar las áreas de manera más fácil y eficiente con paradas de vigilancia automatizadas que reemplazan los procesos de inicio de sesión manual.
Las organizaciones también pueden etiquetar los equipos de protección contra incendios para conectarlos a internet, de modo que los técnicos puedan usar sus dispositivos móviles para dar un toque a la etiqueta y acceder a aplicaciones CMMS en la nube, rastrear actividades y automatizar todos los procesos, que antes eran manuales, necesarios para asegurarse de que estos activos están listos en caso de que ocurra una emergencia.
Una combinación de etiquetas confiables, plataformas de autenticación en la nube y de servicios de ubicación contribuye a que los edificios sean más inteligentes y seguros: desde cada uno de los puntos de control de los guardias hasta de los sistemas de protección contra incendios, así como la manera en que los usuarios interactúan con los inmuebles y servicios de las organizaciones.
Edson Yano
Gerente de ventas de la unidad IDT de HID Global para América Latina.
