¿Qué actividades realiza realmente un distribuidor en la industria HVACR? Básicamente sólo dos: logística y servicio al cliente. Actividades fundamentales para que la distribución y venta de un producto sean exitosas
Guitze Messina
Las dos principales actividades de un buen distribuidor en la industria HVACR son la logística y el servicio al cliente. La primera implica tener el producto solicitado en el lugar, cantidad y precio adecuados cuando el cliente lo requiere. El servicio al cliente implica ayudar y capacitar al cliente en la selección, instalación y uso del producto, pero involucra también ayudarlo a saber vender y mercadear el mismo.
Para tener una mejor idea de las áreas de oportunidad a nivel de logística, manejo de inventarios y compras (cadenas de suministro) es importante realizar bien los siguientes pasos:
1 Medir el porcentaje de ventas perdido por falta de producto disponible
Casi nadie mide qué porcentaje de sus ventas se pierde por no tener un producto. Financieramente, se ha demostrado que cada 1 por ciento de venta perdida implica una reducción del 8 por ciento en las ganancias del distribuidor promedio. Sin embargo, muchas veces el departamento de Compras se preocupa más por obtener un 2 por ciento en el costo del producto comprando volúmenes adicionales a los que tenían presupuestados. Si se mide el porcentaje de ventas perdidas, se comenzará a entender la oportunidad en ganancias que se pierden cada mes.
2 Medir el porcentaje de inventario obsoleto
En promedio, a nivel mundial, un cuarto del inventario de los distribuidores se podría considerar obsoleto, lo cual causa un impacto negativo en el resto de la empresa, porque reduce el espacio, aumenta la probabilidad de deteriorar otros productos y peor aún, mantiene un producto que no se vende en el lugar de otro que sí necesita el cliente, lo que implica un costo financiero. Tener un programa de evaluación frecuente del inventario, basado en el sistema de hits a 60, 120 y 360 días, es primordial para establecer un buen sistema en la cadena de suministro y logística.
3 Medir el porcentaje de inventario maltratado o dañado
El estándar mundial de inventario maltratado o dañado es del 1 por ciento, el primer paso para mitigarlo es identificar el porcentaje exacto en cada empresa. Después se deben establecer estrategias para vender o desechar este inventario y aplicar el mismo análisis de hits como un sistema en toda la compañía.
4 Saber la cantidad de rotaciones de inventarios y sus tendencias (aumentando, iguales o bajando)
Los fabricantes HVACR usualmente manejan dos rotaciones de inventario al año y los mejores distribuidores, cuatro. Hay distribuidores excelentes que llegan a 6, pero los muy buenos normalmente están en 4. Si el 25 por ciento del inventario es producto obsoleto, esto quiere decir que, al menos, una rotación está atada en inventario que no se vende. Si no se miden frecuentemente las rotaciones y se comparan con los datos del sistema de hits, no se podrán maximizar las oportunidades de mejoramiento que se buscan.
5 Entender el impacto del inventario maltratado y obsoleto en la rotación de inventarios
Es imposible mejorar lo que no se mide, con el sólo hecho de calcular los porcentajes antes mencionados se comienza a entender el costo tan grande acumulado debido a ineficiencias en el manejo de la cadena de suministros. Lo cual obliga a realizar un plan general.
6 Analizar el impacto del porcentaje de ventas perdidas en las ganancias de la empresa
Una de las labores más importantes que tiene una corporación es lograr que sus socios entiendan las ramificaciones financieras y todas las decisiones que eso implica en el día a día. Por ejemplo, es importante que se comprenda que un 1 por ciento más de volumen de venta beneficia las ganancias, o que el hecho de no tener ese 1 por ciento del producto afecta; además, saber el impacto en las ganancias de aumentar el precio en un 1 por ciento. Si no se conoce la ramificación financiera de una decisión, no se puede tomar la mejor. Al comenzar a medir todos estos impactos y estar al tanto de su ramificación, entonces se está en una buena posición para establecer un plan de presupuesto.
7 Establecer un plan de presupuesto en el que Ventas, Compras y Dirección compartan compromisos y metas
Normalmente, los dueños de las empresas de distribución deciden cuándo y qué cantidad de producto comprar, no hay un plan ni presupuesto establecido. Igualmente, el departamento de Ventas pide más unidades de las que realmente vende para “cubrirse”, pues sabe que “sin inventario no hay venta”. El área de Compras usualmente recibe un bono por conseguir descuentos, por ello, muchas veces pide más de A que de B para obtenerlo, sin embargo, no necesariamente la cantidad de A es la adecuada para la empresa. Ese tipo de sistemas actúan en detrimento de la empresa.
Para poder contrarrestar situaciones como esta se necesita implementar un sistema de presupuestos en el que Ventas se comprometa a conseguir las transacciones proyectadas, y en el que se apliquen sanciones; por ejemplo, si pide más unidades de las que vendió de un producto, se le deben cargar a su presupuesto y en contra de los incentivos de la gerencia de Ventas. Lo mismo con Compras, no debe pedir más unidades de un producto u otro basado en incentivos de compra, sino en los requerimientos de la empresa. Cuando el dueño de la empresa “sabe más que nadie” y no requiere de un sistema, no hay nada que hacer, no hay procedimiento que se pueda establecer. Si en realidad se quiere mejorar rápidamente, estas son las oportunidades más fáciles de explotar.
NUEVAS TECNOLOGÍAS
La Inteligencia Artificial (IA) y el sistema 5G son dos tecnologías que sin duda tienen un impacto muy grande en el sector de la logística a nivel mundial. Esto se debe a que la IA puede administrar grandes cantidades de datos no sólo de un distribuidor o fabricante, sino de varios que usen una misma plataforma en la nube, para predecir los cambios en la demanda y estacionalidad, haciendo obsoletos los mínimos y máximos de inventario.
Igualmente, el sistema 5G, que apenas comienza a probarse, es el requerimiento inicial para que los sistemas que usan el Internet de las Cosas se comuniquen entre sí. Esto permitirá mayor comunicación entre cualquier contenedor de mercancía y la central para saber exactamente cada paso de un producto en la cadena de suministro.
Toda esta tecnología ayudará muchísimo a mejorar los sistemas de logística y las cadenas de suministro desde el suplidor a las bodegas; pero si no se comienza por lo más sencillo, por el proceso interno, la tecnología no podrá hacer nada. Si se quiere mejorar el control de estos procesos, es importante estudiar cómo los mejores del mundo lo hacen e implementar esas buenas prácticas.
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Guitze Messina
Ingeniero industrial, maestro en Administración de Negocios (MBA) y director ejecutivo de HARDI México. Cuenta con experiencia como consultor gerencial y se especializa en transformación empresarial y lanzamiento de nuevas divisiones empresariales.
